A vállalkozások mindennapi működésében számos olyan döntés születik, amely első pillantásra egyszerű vásárlásnak tűnik. Alapanyagokat, irodai eszközöket, informatikai rendszereket, szolgáltatásokat vagy éppen gyártáshoz szükséges alkatrészeket kell biztosítani. Ezek együtt már komoly hatással lehetnek a vállalkozás költségeire, likviditására és működési biztonságára.
A jól szervezett beszerzés ezért tudatos üzleti folyamat. Segít meghatározni, mire van valóban szükség, melyik beszállító jelent megfelelő választást, milyen feltételekkel érdemes szerződni, és hogyan kerülhető el a felesleges készlet vagy a váratlan hiány. Egy átgondolt rendszer kisebb cégeknél ugyanúgy értéket teremthet, mint nagyvállalati környezetben.
Mit jelent valójában a beszerzés egy vállalkozásban?
A beszerzés legegyszerűbben úgy írható le, mint azoknak a termékeknek és szolgáltatásoknak a biztosítása, amelyekre egy vállalkozásnak a működéséhez szüksége van. A gyakorlatban ennél jóval összetettebb folyamatról van szó. Már az igény meghatározása is döntést kíván: mit kell megvenni, milyen mennyiségben, milyen minőségben és mikorra.
Ezt követheti a lehetséges beszállítók felkutatása, az ajánlatok bekérése, összehasonlítása, a tárgyalás és a megrendelés. A munka gyakran a szállítás után sem ér véget, hiszen ellenőrizni kell a teljesítést, kezelni szükséges a dokumentációt, valamint értékelni lehet a partner munkáját.
Egy kisebb vállalkozásban ezeket a feladatokat sokszor maga a tulajdonos vagy egy operatív munkatárs végzi. Nagyobb szervezetekben külön beszerzési részleg foglalkozhat velük.
A lényeg mindkét esetben ugyanaz: a vállalkozásnak megfelelő időben, megfelelő minőségben és gazdaságilag elfogadható feltételekkel kell hozzájutnia ahhoz, amire szüksége van.
Ha ez rendszer nélkül történik, könnyen kialakulhatnak párhuzamos rendelések, felesleges kiadások vagy olyan helyzetek, amikor egy fontos alapanyag túl későn érkezik meg.
Az alacsony ár önmagában kevés
Gyakori hiba, hogy egy cég kizárólag az ajánlati árat nézi. Egy olcsóbb termék első pillantásra jó döntésnek tűnhet, ám a teljes költség ennél összetettebb.
Számíthat a szállítás díja, a fizetési határidő, a garancia, a javítás költsége, a minimálisan rendelhető mennyiség vagy az is, milyen gyorsan tud reagálni a partner egy sürgős helyzetben.
Egy alacsonyabb egységár például kevésbé kedvező, ha cserébe akkora mennyiséget kell rendelni, amely hónapokra leköti a vállalkozás pénzét. Ugyanez igaz arra a beszállítóra, aki kedvező árat ad, rendszeresen késik a teljesítéssel.
A beszerzési döntéseknél ezért érdemes a teljes üzleti hatást vizsgálni. Egy megbízható partner magasabb áron is gazdaságosabb lehet, ha pontosan szállít, megfelelő minőséget biztosít, könnyen elérhető és gyorsan kezeli a problémákat.
Az árösszehasonlítás során célszerű azonos feltételekkel összevetni az ajánlatokat. Ha az egyik ár tartalmazza a szállítást, a másik pedig nem, máris félrevezető lehet pusztán a végösszegeket egymás mellé tenni.
A jó döntéshez tehát átlátható összehasonlítás szükséges.
Hogyan válassz megfelelő beszállítót?
A beszállító kiválasztása hosszabb távon is meghatározhatja a vállalkozás működését. Különösen igaz ez akkor, ha olyan termékről vagy szolgáltatásról van szó, amely nélkül a munka leállhat.
Első lépésként érdemes pontos elvárásokat meghatározni. Más partnerre van szükség akkor, ha a legalacsonyabb költség a fő szempont, és másra akkor, ha rendkívül rövid szállítási határidőre vagy folyamatos rendelkezésre állásra van szükség.
Az értékeléshez több tényezőt érdemes együtt vizsgálni:
- ár és fizetési feltételek;
- termék- vagy szolgáltatásminőség;
- szállítási idő és pontosság;
- elérhetőség és kommunikáció;
- garanciális feltételek;
- kapacitás és rugalmasság;
- korábbi együttműködés tapasztalatai.
A partnerkapcsolat minőségét sokszor csak a közös munka során lehet valóban megítélni. Ezért célszerű időnként visszanézni, hogyan teljesített egy adott szállító az elmúlt időszakban.
Hány alkalommal késett? Volt minőségi reklamáció? Gyorsan reagált, amikor probléma merült fel? Tartotta az előzetesen vállalt árakat és feltételeket?
Ezekből az adatokból már sokkal biztosabb döntés születhet, mint pusztán megérzések alapján.
Készletezés és beszerzés: az egyensúly megtalálása
A készletek nagysága közvetlenül összefügg a beszerzési döntésekkel. Ha túl kevés készlet áll rendelkezésre, egy váratlanul megugró rendelés vagy szállítói késés fennakadást okozhat. A túl nagy készlet közben pénzt köt le, tárolási költséget teremthet, és bizonyos termékek értékvesztésének kockázatát is növeli.
Az ideális mennyiség vállalkozásonként eltérő. Függ a kereslet kiszámíthatóságától, a szállítási időtől, az áru értékétől és attól, mennyire súlyos következménye lenne egy esetleges hiánynak.
Egy rendszeresen használt alapanyag esetében például indokolt lehet biztonsági készletet tartani. Egy ritkán igényelt, drága berendezésből már kevésbé gazdaságos nagy mennyiséget raktáron tartani.
A készletadatok rendszeres követése ezért a beszerzés egyik fontos információforrása. Ha pontosan látható, melyik termék milyen ütemben fogy, könnyebb meghatározni az újrarendelési pontokat.
A szezonális ingadozásokat is érdemes figyelembe venni. Egy webáruház karácsony előtt teljesen más készletigénnyel működhet, mint februárban.
A cél az, hogy a vállalkozásnak rendelkezésére álljon, amire szüksége van, miközben a készletek ne kössenek le indokolatlanul sok pénzt.
A beszerzési folyamat átláthatósága pénzt takaríthat meg
Amíg kevés rendelés történik, sok vállalkozás egyszerűen e-mailben vagy táblázatokban követi a vásárlásokat. A cég növekedésével ez egyre nehezebben kezelhető.
Előfordulhat, hogy ugyanazt a terméket több kolléga eltérő áron rendeli meg. Olyan szolgáltatásra is érkezhet számla, amelyet korábban már lemondtak, vagy nem látható egyértelműen, melyik rendelést ki hagyta jóvá.
Egy jól felépített beszerzési folyamatban ezért világos, hogyan keletkezik az igény, ki kérhet ajánlatot, ki dönthet a vásárlásról, milyen összeghatárhoz szükséges vezetői jóváhagyás, és hol kell rögzíteni a megrendelést.
Ez nem feltétlenül igényel bonyolult vállalatirányítási rendszert. Kisebb cégeknél egy következetesen használt digitális nyilvántartás is jelentős előrelépést jelenthet.
Az adatok később elemezhetők. Láthatóvá válik, mely termékkategóriákra költ legtöbbet a vállalkozás, mely beszállítóktól érkezik a legtöbb rendelés, és hol lehet érdemes újratárgyalni a feltételeket.
A beszerzés így egyszerű adminisztratív feladatból üzleti információforrássá válhat.
Mikor érdemes újratárgyalni a beszállítói feltételeket?
Egy megállapodás feltételei nem feltétlenül maradnak hosszú éveken keresztül kedvezőek. Változhatnak az árak, a rendelési mennyiségek, a szállítási költségek vagy akár a vállalkozás saját igényei is.
Ha például a cég egy év alatt jelentősen növelte az adott beszállítótól rendelt mennyiséget, már lehet alapja kedvezőbb árszint vagy hosszabb fizetési határidő kialkudásának.
A tárgyalás előtt érdemes adatokat gyűjteni. Mekkora volt az éves rendelési érték? Hogyan változott a volumen? Más szállítók milyen feltételeket kínálnak? Milyen problémák merültek fel az együttműködésben?
A tárgyalás célja nem feltétlenül az ár mindenáron történő csökkentése. Kedvező eredmény lehet a rövidebb szállítási idő, kisebb minimális rendelési mennyiség, kedvezőbb fizetési konstrukció vagy jobb garanciális feltétel is.
A hosszú távú együttműködés során mindkét fél érdeke a kiszámíthatóság. Egy beszállító számára értékes lehet a rendszeresen rendelő, pontosan fizető ügyfél, míg a vállalkozás számára a megbízható teljesítés jelenthet biztonságot.
A jó megállapodás ezért fenntartható feltételeket teremt mindkét oldal számára.
A digitalizáció szerepe a beszerzésben
A digitális eszközök egyik legnagyobb előnye, hogy csökkenthetik a manuális adminisztrációt. A rendelések, jóváhagyások, számlák és beszállítói adatok egy helyen történő kezelése gyorsabbá teheti a napi munkát.
Egy jól kialakított rendszerből könnyebben lekérdezhető, hogy egy adott időszakban mennyit költött a vállalkozás, melyik partnerhez mekkora rendelés tartozott, vagy mely beszerzések várnak még jóváhagyásra.
Az automatizálás különösen ismétlődő feladatoknál hasznos. Bizonyos rendszerek például készletszint alapján jelezhetik, hogy hamarosan új rendelésre lesz szükség. Más megoldások segíthetnek a számlák és megrendelések összepárosításában.
A technológia önmagában ugyanakkor nem oldja meg a rosszul kialakított folyamatokat. Először célszerű tisztázni, hogyan szeretné működtetni a cég a vásárlásokat, és csak utána kiválasztani az ehhez megfelelő eszközt.
Egy egyszerű, következetesen alkalmazott rendszer gyakran értékesebb, mint egy sok funkcióval rendelkező szoftver, amelyet a munkatársak alig használnak.
A digitalizáció célja az átláthatóbb működés és a jobb döntések támogatása.
A tudatos beszerzés stabilabb működést teremthet
A beszerzés minősége sokszor akkor válik igazán láthatóvá, amikor valami váratlan történik. Egy beszállító késik, hirtelen emelkedik egy alapanyag ára, kiesik egy fontos termék, vagy rövid idő alatt jelentősen megnő a kereslet.
Azok a vállalkozások, amelyek pontos adatokkal, több lehetséges partnerrel és átlátható folyamatokkal rendelkeznek, könnyebben reagálhatnak az ilyen helyzetekre.
Érdemes ezért rendszeresen felülvizsgálni a legfontosabb beszerzéseket. Meg kell nézni, mely termékek vagy szolgáltatások nélkülözhetetlenek, hol jelent kockázatot az egyetlen beszállítótól való függés, és mely költségeknél lehet tárgyalással vagy más megoldással javítani a feltételeken.
A tudatosság nem feltétlenül jelent bonyolult rendszert. Már az is komoly előrelépés, ha a vállalkozás pontosan tudja, mit, kitől, milyen áron és milyen feltételekkel vásárol.
Ebből az átláthatóságból idővel jobb döntések, kiszámíthatóbb költségek és erősebb partnerkapcsolatok születhetnek.
A beszerzés így valódi üzleti eszközzé válik, amely hozzájárulhat a vállalkozás stabilabb és gazdaságosabb működéséhez.