A köznyelvben TB kiskönyvnek vagy rózsaszín kiskönyvnek nevezett dokumentum hivatalos megnevezése „Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról” volt. A munkavállaló biztosítási előzményeinek követésére szolgált, ezért új munkaviszony kezdetekor rendszerint át kellett adni a munkáltatónak.
A foglalkoztató bejegyezte a biztosítási jogviszony kezdetét és végét, továbbá rögzítette azokat az adatokat, amelyekre az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak megállapításakor szükség lehetett. Ilyen ellátás például a táppénz, a baleseti táppénz, a csecsemőgondozási díj vagy a gyermekgondozási díj.
A papíralapú rendszer gyakorlati problémákat is okozott. Az igazolvány elveszhetett, megsérülhetett, hiányosan kerülhetett kitöltésre, illetve előfordulhatott, hogy a munkavállaló nem tudta átadni az új munkáltatójának. A biztosítási adatok egy része közben már elektronikus nyilvántartásokban is rendelkezésre állt, így a papír és a digitális adatkezelés párhuzamosan működött.
Mikor szűnt meg a papíralapú TB kiskönyv?
A papíralapú TB kiskönyv vezetési kötelezettsége 2026. január 1-jén szűnt meg. Ettől a naptól a munkáltatóknak új biztosítási jogviszony kezdetekor már nem kell elkérniük, kitölteniük és továbbvezetniük a rózsaszín igazolványt. ás elsősorban a dokumentum vezetését érinti. A biztosítási jogviszony bejelentésére, a foglalkoztatási adatok pontos közlésére és az ellátásokkal kapcsolatos ügyintézésre vonatkozó kötelezettségek továbbra is fennállnak. A digitalizáció tehát nem szüntette meg a munkáltató felelősségét az adatok pontosságáért.
A munkáltatóknak emiatt át kellett nézniük a belépési és kilépési folyamataikat. Azokat a belső nyomtatványokat, ellenőrzőlistákat és munkaszerződéshez kapcsolódó tájékoztatókat is célszerű módosítani, amelyek még a TB kiskönyv átadását írják elő.
A változás időpontja azért lényeges, mert a 2025. december 31-éig keletkezett papíralapú dokumentumokat továbbra sem szabad automatikusan kidobni vagy megsemmisíteni.
Mi az az e-TB kiskönyv?
Az e-TB kiskönyv a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő elektronikus lekérdezőfelülete. A rendszerben a biztosítási jogviszonyokra, az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaira és a baleseti táppénzre vonatkozó adatok érhetők el. ronikus rendszerben megjelenhet a biztosított személyazonosító adata és TAJ-száma, a foglalkoztató neve és adószáma, a jogviszony jogcíme, kezdete és vége, valamint a szünetelési időszak. A nyilvántartás a munkakör FEOR-kódját és a munkaidő mértékét is tartalmazhatja.
Az ellátási adatok között szerepelhet az ellátás típusa, folyósításának időtartama, naptári napi alapja és az ellátást megállapító szerv megnevezése. Gyermekhez kapcsolódó ellátás esetén a rendszer az ellátásra jogosító gyermek meghatározott adatait is kezelheti.
Az e-TB kiskönyv elnevezés kissé megtévesztő lehet, mivel nem egy letölthető digitális füzetet jelent. Egy központi nyilvántartásról és az ahhoz kapcsolódó lekérdezési lehetőségről van szó.
Ki férhet hozzá az elektronikus adatokhoz?
Az e-TB kiskönyv lekérdezési felületéhez nem kap automatikusan hozzáférést minden munkáltató. A rendszert elsősorban a társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető foglalkoztatók használhatják az egészségbiztosítási pénzbeli ellátások és a baleseti táppénz elbírálásához.
A kifizetőhely azokról a biztosítottakról kérdezhet le adatokat, akiknek a lekérdezés időpontjában fennálló biztosítási jogviszonyuk van az adott foglalkoztatónál. A hozzáférés célhoz kötött, ezért az adatokat kizárólag az ellátási ügyintézéshez kapcsolódó feladatok során lehet kezelni. ronikus felület a magyarorszag.hu személyre szabott ügyintézési felületén érhető el. A szolgáltatás az Egészségügy, azon belül az egészségbiztosítási szolgáltatások menüpontjai között található.
A társadalombiztosítási kifizetőhellyel nem rendelkező cégeknek a korábbi TB kiskönyvek visszaadása után nincs külön feladatuk az e-TB felület kezelésével. Ettől függetlenül a munkavállalói bejelentésekre és a foglalkoztatási adatok közlésére továbbra is kiemelt figyelmet kell fordítaniuk.
Mit kell tenni a régi TB kiskönyvekkel?
A munkáltatónál maradt papíralapú TB kiskönyvet vissza kell adni a munkavállalónak. Az átadást legkésőbb a foglalkoztatási jogviszony megszűnésekor kell elvégezni, és olyan módot kell választani, amellyel később igazolható az átadás.
Személyes átadásnál érdemes átvételi elismervényt aláíratni. Postázás esetén a tértivevényes küldemény biztosíthat megfelelő igazolást. A dokumentumot nem ajánlott egyszerű levélként elküldeni, mivel egy későbbi vita során nehéz lenne bizonyítani, hogy a munkavállaló valóban átvette.
Ha az igazolvány átadása nem lehetséges, a munkáltatónak meg kell őriznie. A hivatalos tájékoztató szerint ilyen esetben a megőrzési idő a munkavállaló öregségi nyugdíjkorhatárának betöltését követő ötödik év végéig tarthat. ek célszerű nyilvántartást készíteniük arról, melyik igazolványt mikor és milyen módon adták át. Így egy ellenőrzés vagy munkavállalói megkeresés esetén könnyen visszakereshető az ügy.
Mi a munkavállaló feladata?
A munkavállalónak a visszakapott TB kiskönyvet gondosan meg kell őriznie. A dokumentum a korábbi biztosítási jogviszonyok és ellátási időszakok igazolásakor később is jelentős lehet, különösen akkor, ha valamelyik adat hiányzik az elektronikus nyilvántartásból.
A régi igazolványt ezért akkor sem érdemes kidobni, ha 2026-tól új bejegyzés már nem kerül bele. A papír bizonyító ereje egy adategyeztetésnél, ellátási ügyben vagy későbbi nyugdíjügyintézés során is hasznos lehet.
A munkavállaló az elektronikus felületeken ellenőrizheti a bejelentett biztosítási jogviszonyait. A 2023. december 31. után folyósított egyes egészségbiztosítási pénzbeli ellátások adatai a NEAK Betegéletút szolgáltatásában is megjelenhetnek. az adatokat időnként átnézni, különösen munkahelyváltás, hosszabb fizetés nélküli szabadság, vállalkozásindítás vagy külföldi munkavégzés után. Egy korán észlelt eltérés rendszerint könnyebben tisztázható, mint egy évekkel később felmerülő hiány.
Mi történik, ha hibás vagy hiányos az elektronikus nyilvántartás?
Előfordulhat, hogy a papíralapú TB kiskönyvben szereplő valamelyik jogviszony nem található meg az elektronikus rendszerben. Az is megtörténhet, hogy a kezdő vagy záró dátum, a foglalkoztató adata vagy valamelyik ellátási időszak pontatlanul jelenik meg.
Ilyenkor elsőként érdemes összegyűjteni minden rendelkezésre álló dokumentumot. Hasznos lehet a TB kiskönyv, a munkaszerződés, a munkaviszony megszüntetéséről szóló irat, a fizetési jegyzék, a munkáltatói igazolás vagy az ellátást megállapító határozat.
A biztosított okirati bizonyítási eljárást kezdeményezhet a lakóhelye szerint illetékes fővárosi vagy vármegyei kormányhivatal egészségbiztosítási szakterületén. Az eljárás során a rendelkezésre álló iratok alapján vizsgálják meg a vitatott biztosítási időszakot. tatónak is érdeke, hogy a bejelentett adatok pontosak legyenek. Egy hibás jogviszony-bejelentés hatással lehet a dolgozó egészségügyi jogosultságára, táppénzére vagy más pénzbeli ellátására, ezért a javítást nem célszerű elhalasztani.
A TB kiskönyv és az egészségügyi kiskönyv nem ugyanaz
A TB kiskönyvet gyakran összekeverik az egészségügyi kiskönyvvel. A két dokumentum eltérő célt szolgál, ezért a TB kiskönyv kivezetése nem jelenti automatikusan az egészségügyi kiskönyv megszűnését.
A TB kiskönyv a biztosítási jogviszonyokat és az egészségbiztosítás meghatározott pénzbeli ellátásait tartotta nyilván. Az egészségügyi kiskönyv ezzel szemben bizonyos munkakörökben a munkavállaló egészségügyi alkalmasságának, illetve az előírt vizsgálatok elvégzésének dokumentálására szolgál.
Az egészségügyi kiskönyvvel gyakran találkozhatnak például az élelmiszer-előállításban, vendéglátásban, gyermekellátásban vagy más, járványügyi szempontból kiemelt munkakörökben dolgozók. A pontos követelmények az adott munkakörtől és a vonatkozó foglalkozás-egészségügyi szabályoktól függnek.
A munkáltatói beléptetés során ezért külön kell kezelni a két dokumentumtípust. A régi belépési ellenőrzőlistáról a TB kiskönyv bekérése törölhető, az adott munkakörhöz szükséges egészségügyi dokumentáció ellenőrzése azonban továbbra is indokolt lehet.
Mit érdemes módosítani a céges folyamatokban?
A papíralapú igazolvány megszűnése jó alkalom a HR- és bérszámfejtési folyamatok átvizsgálására. A cél az, hogy a régi dokumentumra épülő lépések kikerüljenek a napi működésből, miközben minden bejelentési és adatvédelmi kötelezettség teljesül.
A legfontosabb gyakorlati feladatok:
- módosítsd a belépési és kilépési ellenőrzőlistákat; távolítsd el a TB kiskönyv bekérésére vonatkozó pontokat; készíts nyilvántartást a még cégnél lévő igazolványokról; dokumentáld a munkavállalónak történő átadást; ellenőrizd a NAV felé küldött jogviszonyadatokat; vizsgáld felül a belső adatkezelési és iratkezelési szabályzatot; tájékoztasd a HR-es és bérszámfejtő munkatársakat az új folyamatról.
A kifizetőhelyet működtető foglalkoztatóknál külön jogosultságkezelési rendet is célszerű kialakítani. Pontosan meg kell határozni, ki, milyen ügyben és milyen időtartamban férhet hozzá az e-TB kiskönyv adataihoz.
A változás akkor hoz valódi adminisztrációs könnyítést, ha a papíralapú eljárás régi elemei nem maradnak benne párhuzamosan a céges működésben.
Így állhatsz át rendezett módon az elektronikus rendszerre
A TB kiskönyv megszűnése csökkenti a papíralapú ügyintézést, ugyanakkor nagyobb hangsúlyt helyez az elektronikus adatok pontosságára. A munkáltatónak továbbra is időben és helyesen kell bejelentenie a biztosítási jogviszonyt, a munkavállalónak pedig érdemes rendszeresen ellenőriznie a róla nyilvántartott adatokat.
A cégnél maradt rózsaszín igazolványokat add vissza igazolható módon, és őrizd meg az átadás dokumentumait. Frissítsd a belső szabályzatokat, a belépési dokumentumokat és a munkatársaknak szóló tájékoztatókat. Kifizetőhely működtetése esetén rendezd az elektronikus hozzáféréseket és az adatkezelési jogosultságokat is.
A régi TB kiskönyvet a munkavállalónak érdemes biztonságos helyen tartania, mivel egy későbbi adategyeztetésnél fontos bizonyíték lehet. Az elektronikus rendszer használata mellett a korábbi iratok megőrzése továbbra is hozzájárulhat a biztosítási előzmények pontos igazolásához.